Pentru obiectivele pe termen lung, aveți nevoie de un plan multianual, pentru obiective pe termen scurt - trimestrial și pentru obiectivele curente - lunar, săptămânal, zilnic. Ce este cu adevărat important atunci când planificați? Iată cei mai importanți 6 pași pentru o planificare eficientă.

Specialiștii în managementul timpului sfătuiescplanificareaafaceri curente să o facă în perspectiva săptămânii, deoarece săptămâna oferă un context mai larg activităților noastre. Ce să țineți cont atunci când organizați sarcini?

Datorită panoului de timp, vei descoperi că nu trebuie să faci totul! Atunci vei cunoaste bucuria de a te bucura de timpul liber. Succesul nostru personal și profesional depinde în mare măsură de modul în care ne organizăm timpul. Alegem singuri modul în care îl cheltuim, suportăm și consecințele acestor decizii. Pentru a ne gestiona bine de-a lungul timpului, să urmăm maxima lui Stephen R. Covey: „În loc să vă concentrați pe a face ceea ce trebuie, trebuie să vă concentrați atenția asupra a face ceea ce trebuie”. Deciziile noastre cu privire la utilizarea timpului sunt influențate de două criterii - urgență și importanță. De multe ori acordăm importanță prea multor sarcini. Dar prioritizarea corectă înseamnă a realiza ceea ce este cel mult în ierarhia noastră de valori, nu doar a reacționa la probleme urgente. Cum să le deosebim unul de altul? Urgența este un criteriu legat de timp, importanță pentru obiectivele noastre. Un instrument practic care arată sfera activităților și ajută la identificarea a ceea ce este cu adevărat important estetimeboard . Cea mai importantă condiție pentru o acțiune și o planificare eficiente este să se concentreze pe cadranul II și să se elimine simultan multe activități din I și III și să ignore trimestrul al patrulea.

Important

Cronologie: trimestrul I

Conține atât chestiuni importante, cât și urgente. Este „managementul crizei” – activități de importanță strategică și chestiuni urgente. În acest trimestru, lucrăm, ne folosim cunoștințele pentru a reacționa la multe situații și a face față provocărilor. Nu putem neglija aceste chestiuni.

Cronologie: trimestrul II

Acoperă chestiuni importante, dar nu urgente. Este un trimestru „de în altă calitate” în care ne gestionăm singuri: facem planuri pe termen lung, anticipăm problemele și le prevenim, ne dezvoltăm abilități, ne regenerăm, petrecem timp cu cei dragi. Cu cât petrecem mai mult timp în acest trimestru, cu atât crește mai multcapacitatea noastră de a acționa. Neglijarea activităților din cadrul acestuia lărgește cadranul I, care în cele din urmă ne consumă, provoacă stres și epuizare.

Cronologie: cadranul III

Există chestiuni urgente, dar nu importante. Acesta este un sfert de iluzie, deoarece zumzetul în jurul a ceea ce este urgent poate crea o iluzie de importanță. În acest cadran, desfășurăm acțiuni actuale, dar importante pentru altcineva, îndeplinim așteptările altora, gândindu-ne că suntem în cadranul I.

Cronologie: cadranul IV

Acestea nu sunt chestiuni urgente și lipsite de importanță. Minimizând timpul petrecut în acest trimestru, vom câștiga timp pentru lucruri cu adevărat importante.

ORARE
IMPORTANT

URGENT

  • de situații de criză;
  • de chestiuni urgente;
  • sarcini cu data implementării, întâlnirii, pregătirea pentru întâlniri.

URGENT

  • preparat;
  • specificați valoarea;
  • de planificare;
  • construirea relațiilor;
  • recreere reală;
  • încredințare responsabilitate.
INVALID
  • unele telefoane;
  • unele scrisori, rapoarte;
  • unele întâlniri;
  • cele mai apropiate probleme urgente;
  • o mulțime de activități normale.
  • viața de zi cu zi, activități regulate;
  • corespondență fără caracter obligatoriu;
  • unele telefoane;
  • pierderi de timp;
  • plăcere;
  • se uit la televizor prea mult timp.

1. Planificare eficientă: gândiți-vă la viziunea și misiunea dvs.

Când începeți să vă planificați activitățile, gândiți-vă la ceea ce este cel mai important în viața dvs. Gândește-te la viziunea ta, la ce ai vrea să faci, la regulile pe care le urmezi (busolă!). Oricât de îndepărtat ar părea, este extrem de important, deoarece convingerile tale influențează obiectivele pe care ți le-ai stabilit, deciziile pe care le iei și modul în care îți petreci timpul.

Reflexiunea asupra propriei misiuni este o condiție esențială pentru a acționa conform a ceea ce este important, deoarece are o influență puternică asupra implementării restului activităților alocate trimestrului II. Dacă credo-ul tău de viață este dezvoltarea personală, a fi alături de familie, a descoperi valoarea vieții sau a activității sociale, atunci, revenind la ea din când în când, vei întipări în memorie cele mai importante lucruri. Misiunea va crea un cadru în care veți lua decizii în următoarele etape de planificare.

2. Planificare eficientă: definiți-vă rolurile

Rolurile sunt simboluri ale îndatoririlor, relațiilor cu oamenii, activităților în folosul societății. Definiția lor clară creeazăo structură naturală care ne permite să ne păstrăm echilibrul. Rolurile pe care le jucați se bazează pe misiunea dvs. Enumerați-vă rolurile pe o foaie de hârtie (de exemplu, soție, mamă, student, manager, director, membru al unui club sportiv). Cercetările arată că apariția în mai mult de șapte este ineficientă, așa că încercați, de exemplu, să combinați anumite funcții. Identificarea rolurilor din viață vă ajută să vedeți viața ca un întreg - puteți vedea că nu este doar muncă sau familie, ci toate acestea împreună. Pe măsură ce vă descrieți rolurile, veți observa chestiuni „importante, dar nu urgente” (trimestrul II) care sunt de obicei ignorate. Pe lângă roluri, adăugați „ascuțirea ferăstrăului” la programul săptămânal. Este energia pe care ar trebui să o punem în perfecționarea abilităților noastre în patru dimensiuni fundamentale ale vieții - fizică, socială, intelectuală și spirituală. Absorbiți de „ferăstrău” (obținerea rezultatelor), uităm să „ascuțim ferăstrăul” (menținem sau dezvoltăm capacitatea de a obține rezultate în viitor). Dacă, de exemplu, nu facem sport (sfera fizică), nu dezvoltăm cunoștințe (sfera socială), nu urmărim ultimele evoluții din industria noastră (sfera intelectuală) sau nu știm ce este important pentru noi în viața (sfera spirituală), putem „tocește” prin dezechilibru.

3. Planificare eficientă: stabiliți obiective pentru fiecare rol

Gândiți-vă la cel mai important lucru pe care îl puteți face în fiecare rol în această săptămână pentru a obține rezultate pozitive. Ce este esențial, de exemplu, ca soție, soț, părinte, angajat? Când căutați activități, folosiți o busolă, nu un ceas și concentrați-vă pe ceea ce este important, nu urgent. Aceasta poate fi, de exemplu, o întâlnire cu un soț, mai mult timp pentru un copil, strângerea de informații despre un curs de citire rapidă, meditație. Stabilește-ți unul sau două obiective pentru fiecare rol.

4. Planificare eficientă: învață să iei decizii

Pentru a transpune obiectivele trimestrului II într-un plan de acțiune, trebuie să înveți să iei deciziile corecte pe parcursul săptămânii. Încercăm deseori să găsim timp pentru activități „importante” din trimestrele I și III, care sunt deja pline de activități. Ne aruncăm de la un caz la altul, îl încredințăm altcuiva, îl amânăm, sperând să găsim timp pentru cele mai importante lucruri. Dar – după cum scrie Stephen R. Covey – „[…] ideea nu este să prioritizezi planurile, ci să planificăm prioritățile”. Imaginează-ți un borcan larg în care pui pietre mari. Chiar dacă borcanul este umplut cu pietre, nu este plin, puteți stropi pietriș în goluri. Dar adevărul este că borcanul încă nu este plin - poți adăuga nisip și, în final, mai poți adăuga puțină apă. Țintele noastre în trimestrul II sunt „pietre mari”. Dacă ne ocupăm mai întâi de alte lucruri - apa,nisip și pietriș, și atunci vrem să punem pietre mari în plan, încercările noastre se vor dovedi zadarnice. Dar dacă știm care lucruri sunt pietre mari și le așezăm înaintea tuturor, vom vedea cât de mult putem realiza și câtă apă, nisip și pietriș există în spațiile goale. Vom realiza ceea ce considerăm important și, în același timp, vom „ajusta” alte activități în consecință.

5. Planificare eficientă: organizați în fiecare zi

Sarcinile tale zilnice sunt să faci mai întâi cele mai importante lucruri, în ciuda circumstanțelor neașteptate și a provocărilor zilei. Uneori vei reuși să implementezi un plan, alteori va trebui schimbat, dar atunci când iei decizii, bazează-te pe indicațiile busolei tale interne. Pentru a pune cele mai importante lucruri pe primul loc, dimineața:

IMAGINAȚI-VĂ CURSUL ZILEI- revizuiți programul săptămânal, găsiți-vă poziția, vizualizați această zi în contextul a 7 zile. Acest lucru vă va ajuta să reacționați corespunzător la situații neașteptate.

SETĂ PRIORITĂȚI- marchează-ți acțiunile cu simbolurile din sferturile I și II - datorită acestui lucru vei fi sigur că lucrurile din trimestrul III nu se încadrează în programul tău. Dacă este necesară o prioritizare suplimentară, marcați activitățile din sferturile I și II mai detaliat (de exemplu, cu un cerc).

DEFINIȚI TIMPUL ȘI ORA SARCINII- separați-le pe cele care pot fi efectuate în orice moment al zilei. Notați, de asemenea, limitele de timp pentru anumite activități.

6. Planificare eficientă: evaluați-vă eficacitatea

La sfârșitul săptămânii, gândește-te la ce obiective ai atins, la ce provocări te-ai confruntat, ce decizii să iei și, dacă ai făcut o alegere, lucrurile cele mai importante au fost pe primul loc. Rezumatul săptămânal vă ajută să evitați repetarea acelorași greșeli, vă permite să fiți mai eficient în următoarele săptămâni.

„Zdrowie” lunar

Categorie:

Psihologie